I samband med upplagekontrollen för hela året skall alla tidningar som granskar sin upplaga och som hör till Tidningarnas Förbund eller Suomen Paikallismediat även meddela sin kommunupplaga. Kommunupplagorna anmäls i samband med upplagegranskningen med hjälp av den tabell som finns i kontrollblanketten.

Medlemskapet i Suomen Paikallismediat ger Suomen Paikallismediat rätt att publicera sina medlemstidningars uppgifter om kommunupplagorna på sina hemsidor.

Tidningen anmäler de kommunvisa upplagorna åtminstone i de kommuner, där tidningens täckning är minst 5 % eller upplagan i kommunen minst 100 ex. Tidningen bestämmer själv om den lämnar uppgifter om andra kommuner, men det är önskvärt att kommunupplagorna uppges så noggrant som möjligt. Icke-specificerade kommuner sätts in under gruppen Övriga kommuner.

Tidningen anmäler de kommunvisa upplagorna för år 2009 i kommunerna enligt kommun-indelningen år 2009. Om tidningen för egen del också önskar en rapport enligt kommunindelningen år 2008 före kommunsammanslagningarna 2008–2009, fyller tidningen dessutom i kommunupplagorna för år 2009 för kommunerna enligt kommunindelningen 2008. I upplagegranskningsblanketten som har uppdaterats för år 2009 finns egna tabeller för båda kommunindelningarna (4a och 4b).

Kontrollarket

Kommunupplagorna lämnas in till Upplagekontroll på det kalkylark i Excelformat som kan laddas ned från våra webbsidor på adressen www.levikintarkastus.fi (kom alltid ihåg att hämta ett nytt kontrollark från Upplagekontrollens sidor).

Excel-tabellen sparas med nytt namn på hårdskivan innan den fylls i. Den ifyllda tabell som skickas till Upplagekontroll namnges så att tidningens namn och kontrollåret framgår samt att det är fråga om kommunuppgifter, t.ex. Hufvudstadsbladet2009kommunuppgift.xls.

Fyll i tabellen

1. Kommunupplagorna lämnas in i samband med upplagekontrolluppgifterna med hjälp av den tabell som finns i upplagekontrolltabellen.
2. Välj, den tidsperiod som kommunupplagorna gäller. Avsikten är att alla tidningarna får informationen i form av ett medeltal för hela årets alla nummer. Beroende på system är man flexibel i denna fråga (alternativen är medeltal av alla nummer under hela året, medeltalet för en dag i varje månad, medeltalet för en dag varje vecka eller uppgifterna för en dag / ett nummer).
3. I upplagekolumnen uppges kommunupplagan för alla de kommuner, där tidningen har en upplaga. Med tangentkombinationen Ctrl-B eller Ctrl-F (beroende på programmets språk) kommer du till en sökfunktion, som gör att du hittar kommunerna snabbare. Kommunerna är i alfabetisk ordning enligt kommunens finska namn. Kommunupplagorna meddelas åtminstone för de kommuner, där tidningen har en upplaga på minst 100 ex eller där täckningen i kommunen är minst 5 %. Om systemets kommunupplaga inkluderar partier som inte hör till upplagan (t.ex. friexemplar, som ej hör till upplagan) skall de avdras från kommunupplagesiffrorna.
4. Antalet lösnummer läggs till de uppgifter som systemet ger. Tidningen bedömer själv hur lösnumren fördelas kommunvis.
5. I punkten Övriga kommuner finns en formel som räknar ut skillnaden mellan upplagan och kommunupplagorna samt exemplar till utlandet. På så sätt avstäms kommunupplage-uppgiften med upplagesiffran.
6. Tabellen söker automatiskt siffran för cellen Upplagan sammanlagt i upplagekalkylbladet. Under den finns en cell ”Avstämningssumma”, som adderar alla enskilda kommuner, övriga kommuner och utländska tidningar, Avstämningssumman skall överensstämma med ”Upplagan sammanlagt” .

Tabellen sänds till Upplagekontrollen

När tabellen har fyllts i sänds den tillsammans med upplagekontrolluppgifterna till Upplagekontroll per e-post (levikki@levikintarkastus.fi ).

Uppgifterna offentliggörs

När uppgifterna för alla tidningar har samlats in sänds de till de tidningar som lämnat uppgifter. Uppgifterna sänds som en tabell i Excelformat. I statistiken ingår två klassificeringar. I den ena har varje tidnings upplagor grupperats kommunvis, i den andra anges vilka tidningar, som utkommer i respektive kommun och deras kommunvisa upplagor. Av bägge tabellerna framgår också den kommunvisa täckningsprocenten, som baserar sig på statistiken över antalet bostadshushåll i kommunen. Uppgifterna om upplagorna år 2009 rapporteras till alla tidningar enligt den ikraftvarande kommunindelningen. Till de som så önskar kan dessutom den egna tidningens upplageuppgifter som grundar sig på kommunindelningen år 2008 rapporteras.